On rédige une lettre de réclamation car vous avez reçu un produit abimé, défectueux ou non conforme à la commande. Votre voyage a été mal passé avec un accueil mauvais ou une erreur de réservation. Dès que vous êtes insatisfait par un produit ou service de certaine entreprise, une lettre de réclamation est nécessaire.
Comment effectuer une lettre de réclamation ?
Pour effectuer une lettre de réclamation en respectant les règles qui fonctionnent le mieux, il faut que vous présentiez des faits, rien que des faits. En plus de votre adresse postale, il ne faut pas oublier votre téléphone et adresse e-mail. Lorsque vous savez le nom de la personne qui pourra agir et décider, il est nécessaire de lui adresser personnellement la lettre de réclamation. Vous ne devez pas oublier de mettre en objet la raison d’insatisfaction, avec le type du produit concerné. Vous devriez écrire un texte clair et précis sans oublier le produit concerné, la date et le mode d’achat, le mode de règlement, le mode et la date de livraison. Puis, expliquez clairement le problème en décrivant ce qui s’est vraiment passé ou bien ce qui se produit lors de l’utilisation (il faut envoyer une preuve comme des photos). Vous pouvez écrire dans votre lettre de réclamation les solutions que vous proposez, par exemple le remplacement du produit, remise, réparation… Vous devez conclure votre lettre par une formule de politesse.
Les erreurs à éviter dans une lettre de réclamation
Il existe plusieurs erreurs à ne pas faire dans votre lettre de réclamation. Il ne faut jamais tenir votre interlocuteur pour responsable car la personne qui va lire votre lettre est peut-être une assistance qui n’est pas personnellement responsable de votre problème. Vous devez éviter d’être trop familier, il ne faut donc pas tutoyer la personne (dans votre lettre ou par un appel téléphonique). Il est important que vous expliquiez clairement l’objet de votre réclamation, et ne faut surtout pas penser que le destinataire vous connait et sait déjà votre problème. Vous ne devriez pas s’écarter vers un autre sujet, il faut rester concentré sur le sujet de la lettre de réclamation peu importe ce que vous avez lu sur les avis sur le net.
Que faire suite à la déposition de votre réclamation ?
Dès que votre lettre de réclamation est rédigée et envoyée, il est essentiel de faire des copies de votre lettre pour les garder dans votre dossier. Si jamais il y aura une poursuite de la procédure, cette lettre est la preuve de votre bonne foi. Lorsque vous désirez faire intervenir un médiateur, la loi ordonne qu’une lettre de réclamation ait été rédigée avant d’engager la médiation. Lorsque vous souhaitez suivre votre réclamation, vous pouvez contacter le service client de l’entreprise que vous cherchez à joindre.
